Conditions générales de vente

Le cadre contractuel des prestations de conception et de production audiovisuelle réalisées par Polaire Studios.

Version en vigueur au 1^er septembre 2026. Ces conditions s’appliquent aux prestations conclues à compter de cette date.

Article 1 — Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente régissent les relations entre POLAIRE STUDIOS, SAS au capital de 1 500 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 951 965 821, dont le siège est situé 32 rue des Petits Hôtels, 75010 Paris (ci-après « Polaire »), et toute personne morale ou physique agissant à des fins professionnelles qui lui commande une prestation (ci-après « le Client »).

Elles couvrent les prestations de conseil éditorial, conception, écriture, réalisation, tournage, montage, motion design et accompagnement à la diffusion.

Toute commande emporte acceptation sans réserve des présentes conditions. Elles prévalent sur les conditions générales d’achat du Client, sauf accord écrit contraire. Le fait que Polaire ne se prévale pas d’une clause ne vaut pas renonciation à celle-ci.

Article 2 — Devis et formation du contrat

Chaque prestation fait l’objet d’un devis détaillant le périmètre, les livrables, le calendrier prévisionnel et le prix. Le devis est valable trente jours à compter de son émission.

Le contrat est formé à la date de réception par Polaire du devis daté, signé et revêtu de la mention « bon pour accord », accompagné du règlement de l’acompte. Un bon de commande émis par le Client et faisant référence au devis produit le même effet.

Toute prestation non expressément mentionnée au devis fait l’objet d’un devis complémentaire.

Article 3 — Prix

Les prix sont exprimés en euros hors taxes et s’entendent hors frais de déplacement, d’hébergement et de restauration engagés hors Île-de-France, qui sont refacturés au réel sur justificatifs, sauf forfait convenu au devis.

La taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur s’ajoute aux prix indiqués. Les achats d’art, droits musicaux, licences d’images et rémunérations de comédiens sont refacturés selon les modalités précisées au devis.

Article 4 — Facturation et paiement

Sauf stipulation contraire au devis, le règlement s’effectue selon l’échéancier suivant :

• un acompte de trente à quarante pour cent du montant total, exigible à la signature et conditionnant le démarrage des travaux ;
• le solde à la livraison, payable à trente jours à compter de la date d’émission de la facture.

Le paiement s’effectue par virement bancaire. Conformément à l’article L. 441-10 du code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable l’application de pénalités calculées au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.

Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé. En cas de retard supérieur à trente jours, Polaire peut suspendre les prestations en cours après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours.

Article 5 — Déroulement de la prestation

Le calendrier figurant au devis est prévisionnel. Il court à compter de la réception de l’acompte et de l’ensemble des éléments dus par le Client. Tout retard imputable au Client, notamment dans la transmission des éléments ou la validation des étapes, décale d’autant les échéances, sans que Polaire puisse en être tenue pour responsable.

Polaire est tenue d’une obligation de moyens. Elle conserve la liberté des choix techniques et artistiques nécessaires à la bonne exécution de la prestation, dans le respect du brief validé.

Article 6 — Obligations du Client

Le Client s’engage à :

• désigner un interlocuteur unique disposant du pouvoir de valider les étapes ;
• fournir en temps utile les éléments nécessaires à la prestation — informations, documents, chartes, logotypes, archives, accès aux lieux et aux personnes ;
• garantir qu’il détient les droits sur les éléments qu’il transmet et garantir Polaire contre tout recours de tiers à ce titre ;
• obtenir, lorsque le tournage a lieu dans ses locaux ou implique ses équipes, les autorisations et accords préalables nécessaires.

Article 7 — Validations et modifications

Chaque livrable fait l’objet d’une présentation au Client. Sauf mention contraire au devis, deux allers-retours de corrections sont compris dans le prix. Les demandes formulées au-delà, ou celles qui remettent en cause un élément déjà validé, font l’objet d’un devis complémentaire.

À défaut d’observations écrites dans un délai de dix jours ouvrés suivant la mise à disposition d’un livrable, celui-ci est réputé accepté.

Article 8 — Cession des droits d’auteur

Conformément à l’article L. 131-3 du code de la propriété intellectuelle, la cession des droits patrimoniaux sur les œuvres réalisées est expressément délimitée au devis quant à son étendue, sa destination, son lieu et sa durée.

Sauf stipulation contraire, la cession porte sur les droits de reproduction et de représentation, pour une diffusion sur les supports numériques du Client — site internet, réseaux sociaux, courriels et usage interne — pour le monde entier et pour une durée de dix ans à compter de la livraison.

Toute exploitation excédant ce périmètre, notamment un achat d’espace publicitaire, une diffusion télévisée ou une exploitation en salle, fait l’objet d’une cession complémentaire donnant lieu à rémunération distincte.

La cession ne devient effective qu’au paiement intégral du prix. Le droit moral de l’auteur est incessible : le Client s’engage à ne pas dénaturer l’œuvre et à ne pas la modifier sans accord préalable.

Article 9 — Droit à l’image et autorisations

Polaire recueille les autorisations de droit à l’image des personnes filmées dans le cadre des prestations qu’elle réalise, pour le périmètre d’exploitation défini à l’article 8.

Ces autorisations sont transmises au Client à la livraison. Toute exploitation excédant le périmètre autorisé relève de la responsabilité exclusive du Client, qui fait alors son affaire du recueil des accords complémentaires.

Lorsque des personnes vulnérables ou des mineurs sont filmés, les autorisations sont recueillies auprès des représentants légaux et le Client en est informé préalablement.

Article 10 — Rushes, sources et archivage

Les rushes, projets de montage et fichiers sources demeurent la propriété de Polaire et ne sont pas compris dans la livraison. Leur cession peut être convenue moyennant un prix distinct.

Polaire conserve les éléments d’un projet pendant douze mois à compter de la livraison, sans obligation au-delà. Il appartient au Client d’archiver les livrables qui lui sont remis.

Article 11 — Référencement des travaux

Sauf opposition écrite du Client, Polaire est autorisée à citer le nom du Client et à présenter les travaux réalisés à titre de référence, sur son site, ses supports de présentation, ses candidatures à des appels d’offres et ses réseaux sociaux professionnels.

Cette autorisation ne prend effet qu’après la première diffusion publique de l’œuvre par le Client, ou à l’expiration d’un délai de six mois suivant la livraison.

Article 12 — Confidentialité

Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations non publiques portées à sa connaissance à l’occasion du contrat, pendant toute sa durée et pendant trois ans après son terme. Cet engagement ne s’applique pas aux informations déjà publiques, ni à celles dont la communication est requise par la loi ou une autorité.

Article 13 — Assurance et responsabilité

Polaire déclare être titulaire d’une assurance de responsabilité civile professionnelle couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité dans le cadre de son activité.

La responsabilité de Polaire est limitée aux dommages directs et prévisibles subis par le Client. Elle ne saurait excéder le montant hors taxes effectivement réglé au titre de la prestation en cause. Sont exclus les dommages indirects, notamment la perte d’exploitation, de chiffre d’affaires, d’image ou de données.

Ces limitations ne s’appliquent ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni en cas de dommage corporel.

Article 14 — Annulation et report

En cas d’annulation par le Client après signature, l’acompte reste acquis à Polaire à titre d’indemnité. Sont en outre dus les travaux déjà réalisés et les frais irrévocablement engagés, sur justificatifs.

Un report demandé moins de sept jours avant une date de tournage entraîne la facturation des moyens techniques et humains réservés qui ne peuvent être annulés sans frais.

Article 15 — Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue pour responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil. L’exécution des obligations est suspendue pendant la durée de l’événement. Si celui-ci se prolonge au-delà de deux mois, chaque partie peut résilier le contrat par lettre recommandée, les prestations déjà réalisées restant dues.

Article 16 — Sous-traitance

Polaire peut faire appel à des collaborateurs indépendants et prestataires techniques pour l’exécution de tout ou partie de la prestation. Elle demeure seule responsable de leur intervention à l’égard du Client.

Article 17 — Données personnelles

Les données personnelles échangées dans le cadre de la relation contractuelle sont traitées dans les conditions décrites par la politique de confidentialité. Lorsque l’exécution du contrat conduit Polaire à traiter des données pour le compte du Client, les parties concluent une convention de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD.

Article 18 — Nullité partielle et modification

Si l’une des stipulations des présentes venait à être déclarée nulle, les autres conserveraient leur plein effet. Polaire se réserve le droit de modifier les présentes conditions ; la version applicable est celle en vigueur à la date de signature du devis.

Article 19 — Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute action contentieuse. À défaut d’accord dans un délai de trente jours à compter de la première notification écrite, le tribunal de commerce de Paris est seul compétent, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.